Diciamolo: la tradizionale “giornata in ufficio” è decisamente cambiata.
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Riprogettare gli ambienti di lavoro nell’era post Covid: una sfida organizzativa e tecnologica
Anche se il il lavoro da remoto continua a essere la scelta principale per molte aziende, dopo mesi di lockdown per milioni di lavoratori in tutto il mondo è arrivato il momento di tornare alle proprie postazioni. Per garantire il rispetto delle misure di sicurezza prescritte dalle autorità e assicurare un monitoraggio attento del rientro in sede è necessario ripensare e riprogettare gli ambienti di lavoro: una sfida organizzativa e tecnologica che sta già investendo migliaia di realtà imprenditoriali italiane e non.
Sono molte le questioni con le quali le aziende del settore pubblico e privato devono e dovranno confrontarsi in futuro: quale dovrebbe essere la “nuova normalità” intrapresa dalla nostra azienda dopo la pandemia? Quali aspetti del lavoro virtuale possiamo incorporare nel nostro modo di lavorare in presenza per capitalizzare i guadagni in termini di produttività, efficienza e risparmi sui costi? In altre parole, quali cambiamenti dobbiamo apportare al nostro lavoro e al nostro ambiente di lavoro per poter ottenere un successo duraturo nell’era del “new normal”?
Non esiste una soluzione valida per tutti. La risposta, diversa per ogni organizzazione, sarà basata su fattori specifici come l’importanza dei ruoli aziendali o la necessità di avere determinati collaboratori in sede piuttosto che in smart working. Anche all’interno della stessa azienda la risposta potrebbe apparire diversa a seconda delle aree geografiche, delle attività e delle funzioni.
I seguenti passaggi rappresentano delle idee ma anche delle soluzioni per riprogettare gli ambienti di lavoro e il modo in cui viene percepito il lavoro stesso, con particolare attenzione su quello che sarà il futuro ruolo rappresentato dall’attività in ufficio.
Ricostruire il modo di intendere il lavoro
Sia per i processi lavorativi che per le pratiche culturali, sarebbe fin troppo allettante tornare a ciò che era in atto prima della pandemia. Per resistere a questa tentazione, le aziende potrebbero iniziare partendo dal presupposto che i processi saranno ricostruiti digitalmente e mettere l’onere della prova su coloro che sostengono un ritorno alla modalità lavorativa pre Covid, ossia puramente in presenza. Reimmaginare e ricostruire processi e pratiche servirà come base per un modello operativo migliorato che sfrutta il meglio del lavoro sia di persona che a distanza.
Riprogettare gli ambienti di lavoro
Abbiamo tutti un idea ben precisa su come appare fisicamente un tipico ufficio. Poche strutture sono state pensate e progettate intenzionalmente per supportare specifiche priorità organizzative. Sebbene il modo di intendere e concepire gli spazi sia cambiato negli ultimi dieci anni, potrebbe risultare necessario ripensarli completamente e trasformarli in funzione di una realtà post Covid.
Nell’ufficio del futuro, la tecnologia giocherà un ruolo centrale nel consentire ai dipendenti di tornare a lavorare in presenza e in sicurezza prima che la totalità della popolazione sia vaccinata. Per mantenere la produttività, la collaborazione e l’apprendimento e per preservare la cultura aziendale, i confini tra l’essere fisicamente in ufficio e fuori dall’ufficio dovranno essere annullati. Videoconferenze sempre attive, spazi dedicati alla collaborazione di persona ma anche da remoto senza interruzioni – come le lavagne virtuali – e modelli di collaborazione e lavoro asincroni passeranno rapidamente da idee futuristiche a pratiche standard.
Tecnologia e innovazione per accelerare la ripresa
In questo momento, più che mai, per le aziende è fondamentale poggiare la ripartenza su basi più che solide, a partire dalla trasformazione digitale e dall’innovazione tecnologica, protagoniste già nei mesi dell’emergenza. Le aziende capaci di affrontare questa sfida guardando oltre e investendo in innovazione, sono quelle che getteranno le basi per una solida e sostenibile ripresa economica.
Utilizzare la tecnologia per automatizzare la gestione degli spazi tramite la prenotazione degli ambienti o l’assegnazione di giorni precisi in cui presenziare in ufficio porta molteplici vantaggi: in qualsiasi momento sarà possibile consultare lo stato degli ambienti della struttura, limitando il numero di visitatori alla capienza massima indicata dalle attuali normative. La tracciabilità prodotta dai report delle presenze e dei livelli d’uso degli spazi condivisi può assicurare un vantaggio aggiuntivo in caso di segnalazione di una positività al Covid-19. Di conseguenza, sarà più semplice individuare possibili contatti sociali e intervenire tempestivamente per il contenimento dei rischi di contagio, evitando un blocco totale della struttura.
Le aziende dovrebbero sfruttare questo momento anche per rompere con il passato, eliminando vecchie abitudini e sistemi non ottimali. Un ritorno ben pianificato agli uffici può essere sfruttato per creare un’esperienza migliore per i dipendenti, migliorare la collaborazione e la produttività e ridurre i costi. In definitiva, lo scopo di questa reinvenzione sarà ciò che le buone aziende hanno sempre desiderato: un ambiente sicuro in cui le persone possano godersi il proprio lavoro, collaborare con i colleghi e raggiungere gli obiettivi prefissati della propria azienda.
